Comment organiser avec succès un événement, petit ou grand?
Pour être sûre de le réussir, n’oubliez pas de répondre aux 5 questions suivantes :

Pourquoi?
«Pourquoi» – Pourquoi organisez-vous l’événement? Est-ce pour un anniversaire, un événement professionnel, une annonce à faire à votre entourage ou peut-être vous organisez des retrouvailles entre anciens élèves de votre université?
Y a t-il des objectifs que vous cherchez à atteindre en organisant votre événement? Listez-les de la façon la plus honnête possible.

Quoi?
Il est important de déterminer les détails des événements.
Quel sera le thème de l’événement?
Qu’est-ce que vous allez servir à vos invités? Rédigez un menu listant les éléments que vous servirez lors de l’événement. C’est important de le faire si vous embauchez un traiteur ou que vous faites tout vous-même. N’oubliez pas de garder le thème de votre événement à l’esprit, ainsi que les allergies et autres préférences alimentaires (menu végétarien, sans-porc…) de vos convives.
Est-ce que vous donnez à vos invités un petit souvenir, des photos ou une brochure?
Quel est le budget pour votre événement? Une fois que vous avez vos objectifs décrits, vous devrez arriver à une estimation des coûts. Avez-vous besoin de sponsors ou de couverture presse?
En ce cas, vous devez confectionner un press kit et peut-être aussi créer un site internet.

Quand?
Vous voudrez peut-être garder à l’esprit la disponibilité de vos VIPs. Vous voudrez également vous assurer que vous choisissez une date qui ne sera pas en conflit avec un autre événement auquel vos invités pourraient également êtres  invités.
S’il s’agit d’un événement avec sponsors et presse, vous devez disposer de plusieurs mois pour vous organiser.
S’il s’agit d’un anniversaire ou autre rencontre amicale, faites parvenir les invitations environ 3 semaines à l’avance. Demandez une réponse, et n’hésitez-pas à relancer vos invités par mail, une dizaine de jours avant la date de votre événement.

Où ?
Où vous allez organiser l’événement? Il faut bien évidemment vous assurer que le lieu soit bien disponible à la date souhaitée.
Est-ce que vous choisirez un restaurant? une salle de banquet? une salle de conférence de l’hôtel? Votre domicile? Une salle communale?  ou même un endroit en extérieur?
C’est aussi le moment de vous renseigner quant aux différentes assurances dont vous pourriez avoir besoin.
Vos invités devront-ils faire un long déplacement ? Que pouvez-vous leur proposer pour les aider à se loger ou pour se déplacer?

Qui?
Qui seront vos invités? Combien de personnes attendez à visiter la manifestation.
Qui seront vos fournisseurs de services? Avez-vous besoin d’un DJ, fleuriste, photographe, interprètes, décorateur, traiteurs etc ? Connaissez-vous des personnes dans votre entourage susceptibles de mener à bien ces missions?

Peut-être pouvez-vous demander de l’aide à des étudiants qui aimeraient gagner un peu d’argent ?